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城市綜合年鑒從組稿到編輯，都圍繞著機(jī)關(guān)工作來(lái)展開，在年鑒框架欄目設(shè)計(jì)上按照產(chǎn)品分工、行業(yè)歸口的行政機(jī)構(gòu)設(shè)置模式來(lái)布局謀篇、選題立目。城市綜合年鑒的作者為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員，年鑒服務(wù)對(duì)象即讀者大多也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員和研究人員，因此，城市綜合年鑒被稱之為“官書”。這有二層含義：其一是“優(yōu)勢(shì)”，材料來(lái)源翔實(shí)、可靠，具有權(quán)威性。其二是“短板”，可讀性差，脫離了一般讀者的需要。自從全球社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息社會(huì)已對(duì)年鑒事業(yè)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，產(chǎn)生了猛烈的沖擊。年鑒由過去單純的“記載”歷史變?yōu)榧纫坝涗洝庇忠獋鞑バ畔ⅲ纫獮椤肮佟狈?wù)，也要為“民”服務(wù)。從目前城市綜合年鑒的現(xiàn)狀看，作為稿件來(lái)源的作者單位和作者相對(duì)固定，難有新的來(lái)源；編纂單位即編輯部力量有限，能夠按時(shí)編纂出版已屬不易。怎樣才能在現(xiàn)有條件、現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上將“短板”補(bǔ)長(zhǎng)，做到既服務(wù)于“官”又服務(wù)于“民”呢？筆者認(rèn)為，比較可行的辦法是：首先，要對(duì)年鑒版面進(jìn)行優(yōu)化，使之在同一版面上成倍增加信息量，達(dá)到資源利用最大化的目的；其次，應(yīng)適當(dāng)通過“網(wǎng)上”等渠道補(bǔ)充資料，可以對(duì)信息再處理、再增值，以克服稿件來(lái)源單一的缺陷。

1.文字優(yōu)化。刪除一切套話、空話。城市綜合年鑒稿件的提供者即作者大多為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的“秀才”，所提供的稿件材料總結(jié)性語(yǔ)句多，“官”味較濃。因此，年鑒編纂要提倡平實(shí)的文風(fēng)，開門見山直陳其事，使條目言簡(jiǎn)意賅，更具可讀性、貼近讀者。此外，在篇目安排上去掉某些可設(shè)可不設(shè)的分目，突出重點(diǎn)，壓縮一般化的內(nèi)容。比如在“科學(xué)技術(shù)”中，可以突出“科技成果”、“科學(xué)家”、“研究所”等條目，刪去會(huì)議及對(duì)內(nèi)對(duì)外交流的情況。這些內(nèi)容對(duì)讀者來(lái)說都是無(wú)用的，省下的篇幅可插入些新的科技名詞解釋，或讀者所關(guān)心的信息，使年鑒適應(yīng)讀者的范圍更廣，更為讀者接受。刪除可有可無(wú)的字、詞。如“了”、“的”、“共”、“已”、“成功”、“順利”、“圓滿”等等。這些字和詞在作者的文稿中出現(xiàn)的頻率很高，占文字總量的5%～8%，即一本150萬(wàn)字年鑒就占10萬(wàn)字（從2009～2011年卷《深圳年鑒》文稿中粗略計(jì)算）。綜上所述，文字優(yōu)化有很大的潛力可挖，是提高城市綜合年鑒可讀性的關(guān)鍵。

2.版面補(bǔ)白優(yōu)化。版面補(bǔ)白，通常是用文稿字?jǐn)?shù)湊版面、用照片作補(bǔ)白。這種方法的最大優(yōu)點(diǎn)就是起到使版面圖文并茂的作用，但是缺點(diǎn)也是明顯的，最大的缺點(diǎn)就是照片補(bǔ)白占用大多的版面，從而壓縮了版面的信息量。考慮到當(dāng)今這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，每年出現(xiàn)巨量的新信息，其中與民生密切相關(guān)的本地信息如衣、食、住、行方面的新動(dòng)態(tài)和本地著名產(chǎn)品、著名企業(yè)、著名人物介紹以及各個(gè)行業(yè)出現(xiàn)的新名詞解釋、科普小知識(shí)等等讀者所關(guān)心的信息，這些信息用以補(bǔ)白，與用照片補(bǔ)白相比較，信息量成倍增長(zhǎng)，版面更緊湊，讀者可獲得更多有用的信息，可讀性更高。

3.條目標(biāo)題設(shè)立優(yōu)化。普通讀者閱讀書籍，總是習(xí)慣從目錄標(biāo)題查找感興趣的內(nèi)容閱讀；對(duì)查找資料的讀者來(lái)說，是通過主題索引來(lái)檢索內(nèi)容的。主題索引是按照條目標(biāo)題主題詞首字漢語(yǔ)拼音字母順序排列的，條目標(biāo)題首字、首詞的設(shè)立對(duì)檢索起關(guān)鍵作用。因此，在實(shí)際操作中要從讀者對(duì)事物認(rèn)知的習(xí)慣，如“房地產(chǎn)”、“證券”、“金融”、“財(cái)政”等有鮮明行業(yè)特征主題、詞作為條目標(biāo)題的首字、詞。條目標(biāo)題是條目?jī)?nèi)容的概括和濃縮，對(duì)條目起到“觀題曉義，畫龍點(diǎn)睛”的作用，對(duì)全書的可讀性有重大影響。筆者認(rèn)為要編好條目標(biāo)題應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：標(biāo)題要與內(nèi)容相符。若標(biāo)題小內(nèi)容大，標(biāo)題所標(biāo)出的主題不能涵蓋條目?jī)?nèi)容，則應(yīng)該將該條目分解為多個(gè)條目，或刪除多余、次要的內(nèi)容；如果是標(biāo)題大內(nèi)容小，標(biāo)題所標(biāo)出的主題外延定得過大，超出了內(nèi)容范圍，應(yīng)將標(biāo)題外延改小，改為與主要內(nèi)容一致的小標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)為單一主題，條目標(biāo)題主題醒目突出要求標(biāo)題只含一個(gè)主題，不能有多個(gè)并列的主題。如標(biāo)題“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)”，就是兩個(gè)主題并存，標(biāo)題主題不明確，增加了讀者準(zhǔn)確獲取信息的難度。又如“加強(qiáng)法制培訓(xùn)，推行依法行政”之類兩句話總結(jié)式標(biāo)題，含有兩個(gè)主題，標(biāo)題重點(diǎn)是“法制培訓(xùn)”還是“依法行政”，讀者無(wú)法立即明了。條目標(biāo)題主題醒目突出要求條目主題詞盡量前置，主題詞前置可以方便檢索，更為主要的是可以讓最關(guān)鍵的信息首先引起讀者注意。如“市科學(xué)技術(shù)大會(huì)召開”使讀者首先注意到主題詞“市科學(xué)技術(shù)大會(huì)”，然后才注意到相對(duì)次要的信息“召開”。如果改為“召開市科學(xué)技術(shù)大會(huì)”則首先引起注意的是相對(duì)次要的信息“召開”，那效果就差多了。條目標(biāo)題要使用確定性的詞語(yǔ)表述，表述必須是怎么樣就怎么樣，不宜多用不確定性詞語(yǔ)。如“進(jìn)一步發(fā)展”、“步伐加快”、“發(fā)展迅猛”、“縱深推行”、“較好”、“較快”、“新發(fā)展”、“新開拓”等，這些不確定性詞語(yǔ)在標(biāo)題中出現(xiàn)易使讀者對(duì)事物發(fā)展程度的了解停留于表面，無(wú)法立即知曉該條目具體、確定的事實(shí)信息，給人的感覺比較虛。條目標(biāo)題不宜多用不確定性的動(dòng)詞，標(biāo)題應(yīng)根據(jù)不同情況標(biāo)出事實(shí)是處于“啟動(dòng)”、“成立”、“完成”還是“繼續(xù)”等明確的狀態(tài)。條目標(biāo)題應(yīng)盡量多使用動(dòng)態(tài)化的標(biāo)題，當(dāng)然一定數(shù)量的常規(guī)標(biāo)題能夠保證年鑒信息資料的連續(xù)性，但如果通篇是此類標(biāo)題，則將破壞年鑒的年度特色，不能標(biāo)出讀者感興趣的、有價(jià)值的亮點(diǎn)，一些“新、大、特、要”信息亮點(diǎn)被淹沒在大量靜態(tài)標(biāo)題中，讀者無(wú)法立即獲取感興趣的、有價(jià)值的信息。而且頻繁使用靜態(tài)標(biāo)題易使標(biāo)題重復(fù)、雷同，令讀者厭煩。標(biāo)出動(dòng)態(tài)是使事實(shí)信息具體完整的主要方式；標(biāo)出結(jié)果就是直接把事件的結(jié)果信息告訴讀者；標(biāo)出地點(diǎn)就是明確告訴讀者事件發(fā)生的地方；標(biāo)出數(shù)字就是在標(biāo)題中直接標(biāo)明具體的數(shù)字。條目標(biāo)題文字要簡(jiǎn)潔明確，文字表述要求短小精悍，簡(jiǎn)短明確，盡量用幾個(gè)字、一句話表明事情，越短越好。讀者看了標(biāo)題就能知道條目中要講的內(nèi)容是什么，進(jìn)而對(duì)要不要閱讀這則條目、對(duì)條目具體內(nèi)容感不感興趣，做到心中有數(shù)。

4.條目?jī)?nèi)容優(yōu)化。多設(shè)置些面向讀者、服務(wù)讀者的知識(shí)性條目，以幫助讀者開闊眼界、增長(zhǎng)知識(shí)，改變圍繞機(jī)關(guān)主體進(jìn)行工作總結(jié)性的寫作方式。比如“保險(xiǎn)”，除去設(shè)一些參加各種保險(xiǎn)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)外，可將“養(yǎng)老保險(xiǎn)”、“醫(yī)療保險(xiǎn)”、“工傷保險(xiǎn)”、“失業(yè)保險(xiǎn)”、“家庭財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)”、“人壽保險(xiǎn)”知識(shí)等代替原“保險(xiǎn)工作”，而使條目更具知識(shí)性、可讀性；適當(dāng)增加一些本地各行業(yè)、各方面統(tǒng)計(jì)資料，并注意價(jià)格可比、口徑可比，還可以增加一些以商品量（銷售額）核算的工業(yè)企業(yè)、商業(yè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)排行榜，使年鑒更具科學(xué)性；某些特殊的、有代表性的新產(chǎn)品、產(chǎn)量可適當(dāng)放寬時(shí)間，如列出全部歷史產(chǎn)量數(shù)據(jù)，而一般性的數(shù)據(jù)，則限制在最近幾年內(nèi)，這樣有利于讀者的分析對(duì)比、研究。

版面優(yōu)化的目的是將現(xiàn)有的信息資料最大化地加以利用，增加可讀性。但是城市綜合年鑒大都組稿渠道單一，所組稿件并不能全面反映社會(huì)各方面的情況，存在很多不足，這也是城市綜合年鑒可讀性差的原因之一。《深圳年鑒》從2009年卷開始，增加了以作者“葉博珂”署名的網(wǎng)絡(luò)文章（條目），為《深圳年鑒》增色不少，而且此類資料逐年增加，《深圳年鑒》的可讀性也得到提高。增加信息資料的來(lái)源也可以通過對(duì)用過的信息進(jìn)行再處理、再增值，若將各年度的年鑒資料重新組合就會(huì)創(chuàng)造財(cái)富。我們知道“資料”是一系列相互沒有聯(lián)系的事實(shí)，通過選擇、分類、綜合，或者用別的方法加以組織，這些死的資料就可以變成“信息”，各組信息又可以加工成一套有邏輯聯(lián)系的知識(shí)。