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年鑒是一項任務繁重、工作頭緒眾多的系統(tǒng)工程，組稿、編輯、總纂、審稿、校對、錄入排版等工序環(huán)環(huán)相扣，交錯進行。同時，作為各個年鑒編纂單位的年度項目，其又具有現(xiàn)代項目管理學中認為的項目特性，可以結(jié)合項目階段、項目工作包、項目活動等相關項目管理實踐，有效實現(xiàn)年鑒項目的計劃、組織、實施、控制和決策，最終完成年鑒的編纂并達到預期的質(zhì)量目標。

北京教育年鑒》是在中共北京市委教育工委、北京市教委領導下，由《北京教育年鑒》編輯部主持編纂的一部大型專業(yè)性資料工具書。出版15年來，形成了由編輯部責任編輯、組稿單位年鑒特約編輯、各單位撰稿人組成的穩(wěn)定的二級組稿隊伍，每年有中央駐京教育單位、各區(qū)縣教委、各級各類學校以及市教委直屬直管單位和有關社會團體等相關部門近千人參與年鑒編纂工作，編纂隊伍龐大。

為有效管理年鑒的編纂隊伍、合理組織年鑒編纂的各個環(huán)節(jié)，年鑒編輯部結(jié)合年鑒編纂專業(yè)實踐，積極開展相關理論探索，借鑒現(xiàn)代項目管理方法實現(xiàn)年鑒編纂的流程化設計和管理。

一、通過項目生命周期概念界定年鑒的流程模塊

現(xiàn)代項目管理學認為：“項目從始到終可以劃分成一系列的階段，這些項目階段的時限、目標、任務和里程碑等內(nèi)容構(gòu)成了一個項目的生命周期。項目生命周期既是對項目的一種描述，也是一種項目管理工具。”從這個概念上理解，項目生命周期的劃分是一個項目管理的基礎。典型的項目生命周期包含準備、計劃、實施與控制、收尾四個階段，而不同領域的項目，應根據(jù)項目所屬領域的獨特性、項目的具體情況和限制條件做好四個項目階段的劃分，以便能夠按照過程管理的辦法分階段地做好項目的管理。

基于此，針對北京教育年鑒的編纂特點，我們也對該項目進行了生命周期的劃分，界定年鑒編纂項目的流程模塊。

首先，根據(jù)項目管理“準備階段”和“計劃階段”內(nèi)容要求，界定年鑒編纂的“準備階段”內(nèi)容，即銜接上卷年鑒的總結(jié)收尾工作，并開始新一卷年鑒準備和計劃工作。其次，將項目管理中的“收尾階段”對應年鑒的“收尾付印階段”；由于一項工作的成敗，歸納總結(jié)是一個非常重要的環(huán)節(jié)，查找問題、總結(jié)經(jīng)驗，是一項工作進步發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)，我們將“總結(jié)階段”單獨作為一個工作階段。“總結(jié)階段”在總結(jié)上年度工作的同時又計劃下年度工作的內(nèi)容，與“準備階段”的工作相銜接。這樣我們就界定了年鑒編纂項目的生命周期的準備、計劃、收尾階段。而年鑒的組稿、編輯、總纂、校對等環(huán)節(jié)劃歸實施與控制階段。

二、按照項目范圍管理要求梳理項目實施與控制階段工作

年鑒編纂過程包含眾多工作環(huán)節(jié)，為了更好地分解任務、統(tǒng)籌安排，我們按照項目范圍管理概念分解項目實施與控制階段進程。

這里要特別說明的是，項目內(nèi)部流程范圍的劃分是在項目外延嚴格界定的基礎上展開的。現(xiàn)代項目管理學認為，項目的范圍梳理不清楚，很難進入項目，也很難對項目進行管理。項目范圍的界定是下一步開展項目工作分解的依據(jù)，也是進行項目時間和項目資源管理的基礎之一。而這其中項目范圍的梳理既包含項目外延的界定，也包含項目內(nèi)部過程之間的劃分。《北京教育年鑒》作為年度性項目外延比較明確，以“年度年鑒工作會議召開”為時間節(jié)點（上年的12月中旬至本年12月中旬），作為一個年鑒編纂年度，界定項目外延。在具體內(nèi)部流程之間的劃分上，根據(jù)項目生命周期我們完成項目整體流程中準備階段、計劃階段、收尾階段的界定，而該項目的重點和難點在實施與控制階段進程的范圍劃分管理上。這就要求我們詳細分解實施控制階段的項目范圍和內(nèi)部流程。

按照編輯出版相關規(guī)范的要求，公開出版的書刊雜志必須堅持三級審稿責任制度、編輯加工制度和三校一讀制度才能最終定稿并出版。《北京教育年鑒》作為大型的資料性工具書具有眾手成書的特點，這為審稿和編輯工作增添了很多程序和不確定性。針對年鑒的特點，并按照公開出版物相應的要求，年鑒編纂的實施環(huán)節(jié)應該包括組稿、編輯、總纂、審讀、校對、錄入排版、美術設計等工作環(huán)節(jié)。由于組稿工作主要由各組稿單位完成，因此單獨作為一個工作階段。在其他工作階段劃分時，我們以工作最為繁重、工作環(huán)節(jié)最多的責任編輯的工作任務作為劃分標準，將總纂、美術編輯、錄入排版等工作按照時間要求穿插于各階段工作中。

1.設定以責任編輯的原稿加工為主要工作任務的編輯階段。在這一階段，各責任編輯按照年鑒條目體的特殊編纂體例以及《北京教育年鑒》的文字規(guī)范要求，修改和規(guī)范各單位來稿。《北京教育年鑒》每年來稿約400萬字、自查自編稿件約200萬字，文字編輯工作量浩大。

2.設定以審讀和無原稿校對為主要工作任務的審校階段。在這一工作階段，主編、副主編以及各責任編輯通讀編輯稿件，把握年鑒內(nèi)容的政治性、科學性和系統(tǒng)性，并對稿件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、文字進行把關。同時，采用“無原稿校對”的操作形式，把校對貫穿于審讀階段工作中，并作為很重要的一項任務目標。在工作流程上，以階段任務劃分清晰的校對工作為時間劃分標準，分為兩個工作層次，分別是一校（審讀）階段、二校（審讀）階段，完成一、二校工作任務。

3.設定以文字錯誤校對為主要工作任務的校對階段。在這一階段，各責任編輯完成以文字錯誤校對為主要目的三校、責任編輯之間完成換校，然后編輯部統(tǒng)一安排使用黑馬軟件校對（機校）和終校工作任務。工作流程上劃分為三校階段、四校（換校）階段和終校終審階段。

這樣，在整個編輯校對階段，《北京教育年鑒》在完成編輯的同時，采用六個校次保障年鑒質(zhì)量。這一階段，工作環(huán)節(jié)多、持續(xù)時間長，我們通過分解工作任務完成了整個年鑒項目實施與控制階段的流程設計。

至此，我們就把《北京教育年鑒》編纂工作總體流程劃分為七個階段，即準備階段、組稿階段、編輯階段、審校階段、校對階段、收尾付印階段和總結(jié)階段，其中，審校階段又劃分為：一校（審讀）階段、二校（審讀）階段；校對階段劃分為三校階段、四校（換校）階段、終校終審階段。在七個編纂階段中，準備階段、組稿階段和總結(jié)階段工作對于責任編輯而言工作任務較輕，可以有效協(xié)調(diào)其他各項工作；編輯階段、審校階段、校對階段和收尾付印階段年鑒編纂任務最繁重、工作量大，各責任編輯要將工作重心轉(zhuǎn)移至年鑒工作，保障年鑒工作進度的完成。通過梳理年鑒工作任務，可以做到松弛有度，有效協(xié)調(diào)辦公室各項工作任務。這里要特別說明的是，《北京教育年鑒》編纂的各工作環(huán)節(jié)中，除由各組稿單位完成撰稿和返稿工序外，其他如編輯、審稿、總纂、校對、美術設計、錄入排版等工作環(huán)節(jié)均由年鑒編輯部獨立完成，并可以自主調(diào)控各工作環(huán)節(jié)。

三、在年鑒項目階段范圍界定的基礎上完成年鑒項目工作分解

項目工作分解實際上是一個對項目范圍定義后給出的項目工作范圍的進一步細化和分解的項目管理工作，是在項目范圍管理中在對工作進行結(jié)構(gòu)分解的基礎上完成的。這一工作最重要的內(nèi)容是對定義出的項目工作范圍進行全面的分解，使每個人在年鑒各階段清楚地知道整個項目這一階段要干些什么工作和項目這一階段的可交付物是通過開展哪些工作而生成的。同時，任何項目所屬專業(yè)領域都有自己的客觀規(guī)律和人們普遍接受的項目產(chǎn)出物分解方法，必須結(jié)合相關領域的規(guī)定和要求。

《北京教育年鑒》編輯部在組織結(jié)構(gòu)上主要包括主編、副主編、責任編輯、各單位特約編輯以及錄入排版等人員，因此我們在工作分解中采用項目組織分解結(jié)構(gòu)，在分解項目責任和項目任務的基礎上，開展階段項目組織構(gòu)成情況和人員工作分工的描述。首先，我們明確各階段需要完成的“總體工作任務”，規(guī)定了這一階段所需要完成的工作。然后，我們根據(jù)總體工作任務的要求，分解各個崗位工作任務，使每個年鑒工作人員能夠清晰地看到自己這一階段需要完成的工作，責任到人。

例如，在編輯階段我們將總體工作任務分解為編輯文字、審核內(nèi)容、規(guī)范文字、滾動式返稿、完成文字初稿、設計制作彩色插頁（護封）初稿、提請年鑒常務編委會審定初稿。在此基礎上，分解各崗位工作任務：主編（副主編）工作包括篩選及調(diào)整文字內(nèi)容、規(guī)范文字、審定文字初稿規(guī)模和內(nèi)容、審定彩色插頁（護封）初稿、提請年鑒常務編委會審定初稿、統(tǒng)籌調(diào)控整體工作、階段工作評價；責任編輯工作包括根據(jù)年鑒編纂規(guī)范編輯文字、報送主編（副主編）審核內(nèi)容和規(guī)范文字、滾動式返稿、交排版人員錄入排版、填寫《〈北京教育年鑒〉階段工作進度表》、繼續(xù)催稿;各單位特約編輯工作包括核實年鑒返稿內(nèi)容、按時反饋編輯部；美術編輯工作包括確定彩色插頁（護封）主題、挑選圖片、完成初稿、提請年鑒常務編委會審定；排版人員工作任務包括錄入排版年鑒文字、完成初稿（一校稿）、制作目錄、全書統(tǒng)一出紙質(zhì)樣稿、填寫《〈北京教育年鑒〉階段工作進度表》。

四、通過項目時間管理把握年鑒工作流程進度，高質(zhì)量完成年鑒編纂工作

項目時間管理是在整個項目管理中為確保項目按既定的時間得以完成而開展的一項專門的項目管理工作。項目時間管理既包括對項目時點性指標的管理（即進度管理），也包括對項目時期性指標的管理（即工期管理），以此做好項目進度的計劃與安排和項目工期的監(jiān)督與控制等管理工作。

《北京教育年鑒》的編纂工作時間緊、任務重，在各種資源有限的情況下，做好年鑒的項目進度計劃和安排以及監(jiān)督和管控就顯得十分重要。

1.年鑒編輯部根據(jù)以往的年鑒編纂經(jīng)驗，對年鑒編纂過程的時點性指標進行重新設計。我們以“年度年鑒工作會議召開”為時間節(jié)點（上年的12月中旬至本年12月中旬）作為一個年鑒編纂年度，將7個階段工作按照工作性質(zhì)作為劃分標準設置準確的時間段，由上年度準備階段至本年度準備階段完成一個年鑒編纂周期，其中，準備階段既包含總結(jié)上年度工作又包含布置下年度工作任務，因此時間有所交叉，即上年11月下旬至12月中旬為本年鑒年度的工作開始，同時，本年11月下旬至12月中旬又為本年度工作的結(jié)束和下年度工作的開始。例如：準備階段時間為：上年11月下旬至12月中旬；組稿階段時間為：上年12月中旬（年鑒工作會議后）至3月15日；編輯階段時間為：3月16日至7月15日等。時間界定中，除年度年鑒工作會議無法準確界定時間外，我們對辦公室可以掌控的各階段工作都準確界定時間。

2.通過項目進度實時填報制度完成對項目時期性指標及工期的管理。在整個年鑒的編纂過程中，從收稿開始，我們設計了年鑒項目的《〈北京教育年鑒〉階段工作進度表》，進行實時填報，各崗位人員每完成一項工作填報一項，主編（副主編）根據(jù)填報情況整體把握，適時召開年鑒進度測評會議，并對每個階段工作做出評價，從而調(diào)控年鑒整體工作進度。

《北京教育年鑒》編輯部通過項目時間管理來實現(xiàn)項目的控制，定期收集項目進度的實施情況數(shù)據(jù)，將實際情況與項目進度計劃進行比較，分析和給出項目進度計劃實施中存在的偏差以及采用糾偏措施。當然，所有項目流程設計以及時間管理方法的采用都是以出版專業(yè)中保證質(zhì)量的審校制度為前提的，也正是在這個前提下，我們在保證工期的同時能夠高質(zhì)量地完成年鑒的編纂任務。

用現(xiàn)代項目管理方法實現(xiàn)年鑒編纂流程化管理只是《北京教育年鑒》編輯部對年鑒開展項目管理的初步嘗試，伴隨我們對項目管理相關知識體系理解的深入，將在年鑒項目成本、質(zhì)量、風險、人力資源等方面開展全面的項目管理實踐，并切實結(jié)合出版專業(yè)實踐，用專業(yè)的技術、方法支撐項目管理活動，最終實現(xiàn)以高效的管理促進《北京教育年鑒》邁上一個新臺階。